Niet elk proces leent zich voor AI. Sterker nog: voor de meeste MKB-bedrijven zijn slechts 2 tot 4 processen écht geschikt om als eerste te automatiseren. Met deze 12-vragen checklist scoor je elk kandidaat-proces in 10 minuten. Per "ja" 1 punt. Onderaan de score-interpretatie: wanneer je begint, wanneer je een pilot doet, wanneer je het laat liggen.
Drempelscore. Een proces dat 9 of meer ja's scoort, is direct kandidaat voor automatisering. Onder de 5: niet doen.
De 12-vragen checklist
Pak één proces tegelijk. Beantwoord elke vraag met ja (1 punt) of nee (0 punten). Tel onderaan op.
1. Doe je dit minstens 5 keer per week?
Volume bepaalt het rendement. Onder de 5x/week zit niet voldoende tijdwinst tegenover de bouwkosten. Uitzondering: een proces dat 1x/week voorkomt maar 4 uur kost (zoals een rapportage), telt ook als ja.
2. Volgt het een vast patroon?
Patroon = automatiseerbaar. Stap 1 → stap 2 → stap 3, met variaties op enkele beslissingsmomenten. Een ad-hoc proces dat bij elke klant compleet anders verloopt: nee.
3. Heb je digitale input?
Een mail, formulier, CRM-record of CSV-export. Geen handmatig getypte papieren formulieren of telefoonnotities. Vuistregel: als de input nu al niet digitaal is, eerst dat probleem fixen voor je AI overweegt.
4. Is de output structureerbaar?
Een mail-respons, PDF-document, CRM-record-update, factuur, planning-item. Iets dat een vast formaat heeft. "Een gesprek voeren" is niet structureerbaar; "een offerte-PDF genereren" wel.
5. Mag een fout 1x per maand voorkomen?
AI is niet 100% accuraat. Voor processen waar één foute output desastreus is (medische diagnoses, juridisch advies, kritieke besturing) is automatisering ongeschikt. Voor 95% van MKB-processen is een acceptabele fout-rate van 1-3% prima.
6. Kost het je nu meer dan 2 uur per week?
Onder de 2u/week is de tijdwinst te klein om de bouwkosten te verdedigen. Reken: 2u × €60 × 50 weken = €6.000 jaarwaarde. Daaronder werkt de business case zelden.
Vuistregel: Vragen 1, 2, 5 en 6 zijn knockout-criteria. Drie of meer "nee" hierop = stoppen, ook als de andere vragen ja zijn. De fundering ontbreekt dan.
7. Lever je de input in minder dan 10 seconden aan?
Een mail forwarden, een formulier indienen, een button klikken in je CRM. Als de "trigger" 5 minuten data verzamelen vooraf vereist, neemt de tijdwinst sterk af. Hoe simpeler de trigger, hoe beter de adoptie.
8. Komt het op één plek terecht?
Eén CRM-record, één mailbox, één planningssysteem. Output die over 5 systemen wordt verspreid is technisch complexer en daarmee duurder om te bouwen.
9. Is de waarde groter dan €500 per maand?
Tijdwinst × intern uurtarief = waarde per maand. Onder de €500/mnd waarde zit je onder de break-even van je Sprint-investering binnen 12-18 maanden. Tel dan eerst andere kandidaten.
10. Kan een ChatGPT-prompt een conceptversie produceren?
Test het in 5 minuten. Open ChatGPT, plak een voorbeeld-input, vraag de gewenste output. Komt er iets bruikbaars uit (60-70% goed): kandidaat. Komt er onzin uit: te complex of te niche voor de huidige modellen.
11. Heeft het een duidelijke go/no-go eindbeslissing?
Een mens moet aan het eind ja/nee kunnen klikken. "Verstuur deze mail?", "Keur deze offerte goed?", "Plan deze afspraak in?". Dat human-in-the-loop maakt het veilig en zorgt dat fouten gevangen worden voor ze klanten raken.
12. Mag de uitvoering 1-30 minuten duren?
De meeste AI-workflows draaien niet binnen seconden. Reken op 30 seconden tot enkele minuten. Voor processen die letterlijk binnen 5 seconden klaar moeten zijn (live chat, kassasystemen) zijn andere oplossingen nodig.
Score-interpretatie
| Score | Advies | Wat te doen |
|---|---|---|
| 0 - 4 ja | Niet automatiseren | Proces eerst herstructureren of laten liggen |
| 5 - 8 ja | Pilot waardevol | Proof-of-concept van 2 weken, kleine investering |
| 9 - 12 ja | Direct beginnen | Implement Sprint inplannen, hoge kans op ROI |
Een score in de middencategorie betekent niet "twijfelen". Het betekent: bouw eerst een prototype voor max €1.500-€2.500, valideer of de aannames kloppen, beslis dan over de volledige Sprint.
Praktijkvoorbeelden uit MKB-trajecten
Drie voorbeelden hoe deze checklist in de praktijk uitvalt:
- Offerte-generator installatiebedrijf: 11 ja's. Direct begonnen, €6.500 Sprint, 32u/wk tijdwinst.
- Klantgesprek-samenvatter therapie-praktijk: 6 ja's. Pilot uitgevoerd. Kantelpunt: te veel jargon en context-uitzonderingen. Niet doorgezet.
- Inkoop-prijscheck handelsbedrijf: 3 ja's. Te lage volume, te ad-hoc. Niet gedaan, klant gefocust op andere kandidaten.
We hadden zonder checklist drie processen tegelijk willen starten. Na het invullen scoorden er twee onder de 5. We zijn gefocust met de derde gestart, en hebben de andere twee laten liggen tot na een ERP-vervanging.— Operations manager, technische groothandel 23 medewerkers
De vuistregel onder de vuistregel
Als je twijfelt of een proces geschikt is — en de checklist eindigt in de middengroep — is het bijna altijd wachten het juiste antwoord. Een ander proces hoger op de lijst pakken, of eerst een aanverwant probleem oplossen. AI-trajecten falen niet omdat de techniek niet werkt; ze falen omdat het verkeerde proces als eerste werd gekozen.