We bouwen 90% van onze workflows in n8n. Maar 3-5 keer per jaar zeggen we tegen een klant: doe het in Zapier. En soms: doe het in Make. Hieronder het beslis-schema dat we intern gebruiken, met cijfers over 3 jaar bij 5.000 operaties per maand. Plus de twee scenario's waar n8n cloud een dure fout is.
Het beslis-schema in 5 vragen
Voordat we ook maar iets bouwen, lopen we deze 5 vragen door. Stuur het verloop van vraag naar tool, niet andersom.
- Hoeveel operaties per maand? Onder 500: Zapier. 500-50.000: n8n self-hosted. Boven 50.000: custom code (Python of TypeScript).
- AVG-eis op data? Ja: n8n self-hosted, draait op je eigen server in Nederland of EU. Geen SaaS-tussenstap.
- Hoeveel tech-niveau bij de klant? Geen partner en geen tech-medewerker: Zapier. UI is friendly, error-meldingen begrijpelijk.
- Hoe complex is de logica? Simpele if-then: Zapier. Branching met state: Make. Multi-step met data-transformatie: n8n.
- Hoe stabiel is het proces? Verandert maandelijks: Zapier (sneller aan te passen). Stabiel met heel veel runs: n8n.
Kosten over 3 jaar bij 5.000 ops/maand
5.000 operations per maand is typisch voor een MKB met 10-50 medewerkers met 3-5 actieve workflows. Hier zijn de eerlijke 3-jaarscijfers, inclusief verborgen kosten.
| Tool | Licentie | Hosting | Onderhoud | Totaal/jaar | 3 jaar |
|---|---|---|---|---|---|
| n8n self-hosted | €0 (open-source) | €60 | €540 (4u/jr × €135) | €600 | €1.800 |
| n8n cloud | €600 (Pro) | incl. | €0 | €600 | €1.800 |
| Zapier (Pro) | €2.400 | incl. | €0 | €2.400 | €7.200 |
| Make (Core) | €1.800 | incl. | €0 | €1.800 | €5.400 |
n8n self-hosted is 4× goedkoper dan Zapier op deze schaal. Maar pas op: het onderhoud (€540/jaar) is reëel — security-updates, monitoring, backup. Heb je geen partner en geen interne tech, dan komt dat onderhoud op je eigen bord en wordt het duurder dan een SaaS-licentie.
Wanneer Zapier wint
3-5 keer per jaar adviseren we Zapier. Niet omdat we niet anders kunnen, maar omdat het juiste antwoord is voor die klant.
- Solo-ondernemer zonder tech-partner. Iemand die zelf workflows wil bouwen en aanpassen. Zapier's UI is rustiger, error-meldingen Engels-leesbaar, community-templates uitgebreid.
- Onder 500 operaties per maand. Zapier-Free is 100/maand, Starter €25/mnd voor 750. Voor laag volume is self-hosting overdreven.
- Tijdelijk experiment. Een 3-maanden-test van een idee. Bouw in Zapier, valideer, migreer eventueel naar n8n als het werkt.
- Klant heeft Zapier al. Bestaande workflows, getrainde medewerkers. Geen reden om alles te migreren als de huidige situatie werkt.
"We hebben in november 2025 een klant geadviseerd om in Zapier te blijven. Hij wilde n8n omdat hij erover gelezen had. Maar hij had 3 workflows op 200 ops/mnd en geen tech-team. Migratie zou €4.000 kosten en €0 besparen."Valentijn, Lumar District
Wanneer Make wint
Make (voorheen Integromat) is de middenklasse. Visueel mooier dan Zapier, krachtiger op data-transformatie, goedkoper bij hoge volumes. Wij gebruiken het voor:
- Visueel-georiënteerde teams. Marketing-mensen die hun workflows willen kunnen lezen. Make's canvas is pedagogisch sterker dan n8n's lijst-view.
- Complex branching zonder code. Routers en filters in Make zijn intuïtiever dan IF-nodes in n8n. Voor business-logic zonder JavaScript een win.
- Bestaande Make-stack. Klant heeft 10+ scenarios, migratie zou maanden kosten. We bouwen erbij in Make.
Wat NIET te doen
Drie patronen die we elke maand zien en altijd ontraden:
- n8n cloud nemen "om te beginnen". Even duur als self-hosted, geen AVG-grip op data, en migratie naar self-hosted later kost 4-12 uur. Begin direct goed.
- Zapier opschalen naar enterprise-volume. Bij 50.000+ ops/mnd betaal je €600+/maand. Voor dat geld draait n8n self-hosted op een €100/mnd VPS dezelfde load.
- Tools mixen zonder strategie. Sommige workflows in Zapier, sommige in Make, sommige in n8n. Drie debug-omgevingen, drie facturen, drie skill-sets. Pas wanneer er goede reden voor is.
Update 2026: alle drie hebben nu AI-agents
De grootste verschuiving sinds dit stuk: alle drie de platforms kregen in 2025–2026 native AI-agents. Dat verandert het keuzeplaatje niet fundamenteel — data-gevoeligheid en volume blijven leidend — maar de details wel.
- n8n 2.0 bracht een ingebouwde AI-laag met 70+ AI-nodes (LangChain-integratie): agents die zelf tools aanroepen, met dezelfde self-hosted data-grip. Voor AVG-gevoelige agent-workflows blijft dit onze default.
- Zapier Agents laat een agent autonoom taken uitvoeren over 8.000+ apps. Sterk als je breedte aan koppelingen nodig hebt en geen tech-team — let wel op de per-taak-facturatie: een agent die veel stappen zet, telt snel op.
- Make introduceerde Maia, een AI-assistent die scenario's bouwt vanuit een tekstuele beschrijving. Handig om sneller te starten; de kosten- en complexiteitsafweging eronder blijft gelijk.
Onze regel blijft: kies eerst op data-gevoeligheid en volume, dan pas op AI-features. Een agent op het verkeerde platform is nog steeds het verkeerde platform — alleen duurder.
Vuistregel: data + volume = n8n
Onze samenvatting: data-gevoeligheid + hoog volume = n8n self-hosted. Simplicity + lage volume = Zapier. Visuele complexiteit + middenvolume = Make. 90% van onze MKB-klanten valt in categorie 1 (n8n self-hosted) omdat ze of klantdata verwerken (AVG) of structureel groeien naar 5.000+ ops/maand.
Bij twijfel: doe een Quickscan. We rekenen 3-jaars TCO bij elke tool en geven advies dat in jouw situatie financieel klopt. Niet wat onze comfortzone is. Soms is dat n8n. Soms is dat de tool die je al gebruikt en niet hoeft te vervangen.