Elke maandag om 8:00 staat voor 11 klanten een KPI-rapport in hun mailbox. De totale handmatige werktijd: 6 minuten. Niet 6 uur. Hier is precies hoe we dat hebben opgezet, en welke 3 fouten we onderweg maakten.
Hoe de pipeline werkt
De stack is bewust saai. n8n trekt elke zondagavond data uit GA4, Google Ads, Meta Ads, HubSpot en Postcoast. Per klant gemiddeld 4 datasources, soms 6. De data komt binnen via officiele API's, niet via scrapers. Daarna wordt alles ingelezen in een Looker Studio template per klant, geexporteerd als PDF, en gemaild met een korte samenvatting.
- n8n als orchestrator (open-source, self-hosted)
- GA4, Google Ads, Meta Ads, HubSpot, Postcoast als bronnen
- Looker Studio voor visualisatie (gratis)
- SMTP voor verzending
Trigger en timing
Cron staat op zondag 23:00. Geen wektijd, geen API rate-limit issues. Als een bron faalt — gemiddeld 1x per 6 weken — krijgt de klant geen leeg rapport. n8n stopt de flow en stuurt ons een Slack-melding. Maandagochtend om 7:00 fixen we het, om 8:30 staat het rapport alsnog in de mailbox.
Welke metrics NIET in het rapport staan
Hier zit het echte werk. We hebben in 2024 een rapport gehad van 47 metrics. Niemand keek ernaar. Geen klant. Geen wij. Het rapport was zo compleet dat het verlamde.
Wat we sindsdien weglaten:
- 50+ metrics per rapport. Klanten zien door de bomen het bos niet. We zitten nu op 5-7 metrics per rapport.
- Wekelijkse rapportages. Te veel ruis. Marketing-fluctuaties op week-niveau zijn meestal toeval.
- Realtime dashboards. Drie klanten gevraagd, drie keer geweigerd. Niemand kijkt op een woensdagmiddag naar een dashboard. Maandelijks is wat plakt.
- Vanity metrics. Likes, impressions, sessies — eruit als ze niet aan een doel hangen.
Welke 5-7 metrics WEL in het rapport staan
Per klant verschilt dit. Maar de structuur is altijd hetzelfde: omzet of leads, kosten, ratio's, en 1-2 leading indicators.
| Categorie | Metric | Vergeleken met |
|---|---|---|
| Resultaat | Leads of omzet | Vorige maand + plan |
| Investering | Marketing-spend | Vorige maand + budget |
| Efficientie | CPL of CAC | Vorige 3 maanden |
| Conversie | Conversie-ratio | Vorige maand |
| Leading | Verkeer of bereik | Vorige maand |
De rapportage is altijd met context. Een CAC van 87 euro is geen nieuws. Een CAC die van 65 naar 87 is gestegen in een maand wel. De vergelijking maakt het bruikbaar.
Vuistregels die wij volgen
We hebben deze keuzes niet bedacht — we hebben ze geleerd door fouten te maken. Drie regels die we niet meer breken:
- 5-7 metrics, niet meer. Als je 8 wilt toevoegen, moet er 1 weg.
- Maandelijks ritme. Wekelijks is voor sales, niet voor marketing.
- Altijd vergelijken met plan. Een metric zonder doel is informatie zonder oordeel.
"Ons KPI-rapport is van 14 paginas naar 1 A4 gegaan. We lezen het nu ook echt."
Klant Growth Partner, jan 2025
Wat het kost om dit op te zetten
Voor een Implement Sprint zit dit type rapportage tussen 3.500 en 6.000 euro, afhankelijk van het aantal datasources en hoe schoon de bron-data is. Hosting van n8n en Looker Studio is gratis tot 5 klanten, daarna 25 euro per maand voor de n8n VPS. De ROI: bij 11 klanten is dit 30+ uur per maand die we niet besteden aan rapport-knutselen, maar aan strategie.