Renko Klimaat had 14 monteurs en 2 mensen die fulltime offertes maakten. 4 uur per offerte, 12 offertes per week, 48 uur werk. We bouwden in 3 weken een AI-offertegenerator. Resultaat: 16 uur per week. Sprint van €6.500 terugverdiend in 4 weken. Hier is het hele verhaal, inclusief wat 60% van de bouwtijd kostte.
Het probleem: offertes zijn een tweede fulltime baan
Renko Klimaat doet HVAC-installatie voor zakelijk en hoogbouw. 14 monteurs in de field, drukke pipeline. Het probleem zat in het backoffice: 2 mensen besteedden 24 uur per week elk aan offertes uittypen. Per offerte 4 uur, want elke installatie is anders, prijzen veranderen wekelijks, huisstijl moet kloppen.
Erger nog: de doorlooptijd. Lead binnen op maandag, offerte de week erop op donderdag de deur uit. Tegen die tijd had de prospect 3 andere offertes en was de urgentie weg. Win-rate stond op 31%, branchegemiddelde is 42%.
De aanpak: 3 weken, 5 componenten
We hebben een Implement Sprint van 3 weken gedraaid. Niet langer, want dan ga je over-engineeren. De keten:
- Webflow intake-form voor de monteur in de auto: type installatie, m², bouwjaar, complicaties, deadline. 8 velden, 90 seconden.
- Pipedrive CRM krijgt de deal automatisch met alle metadata. Trigger naar n8n.
- GPT stap bouwt de offertetekst op basis van templates per installatietype. Toon: zakelijk, geen marketingsausjes.
- PDFShift rendert HTML+CSS-template naar PDF in huisstijl. Logo, footer, BTW-disclaimer, alles automatisch.
- Mail uit Pipedrive met PDF in bijlage en korte begeleidende tekst.
Doorlooptijd lead-to-offerte: 4 uur in plaats van 4 dagen. Monteur stuurt vanaf de installatie-locatie de intake op, kantoor reviewt en stuurt door.
Wat we onderschat hebben: huisstijl en prijslijst
Bij scoping dachten we: 3 weken, 60% AI-prompt-engineering, 40% integraties. In de praktijk werd het 30% AI, 10% integraties, 60% prijslijst-koppeling en huisstijl-template. Renko had prijzen in 4 verschillende Excel-bestanden, deels handmatig bijgehouden. We hebben een centrale prijstabel in Airtable gebouwd waar de admin zelf prijzen update. Eén bron van waarheid, klaar.
De huisstijl-template was het andere monster. Eerste versie: GPT bouwt HTML, ziet er prima uit, maar in PDF schoof alles. Vier iteraties met PDF-specifieke CSS later (page-break-inside, exact margins) zat het goed. Les: bouw eerst een statische HTML-versie van een perfecte offerte, dan pas de AI-vulling.
"Wat ik niet had verwacht: dat de monteurs het zelf gingen gebruiken. Ze sturen 's avonds vanuit huis nog 2-3 intakes door. Die offertes liggen 8 uur eerder bij de klant."Eigenaar Renko Klimaat
Resultaat: cijfers na 6 maanden
De cijfers vergelijken we met dezelfde periode jaar daarvoor (sept 2025-feb 2026 vs sept 2024-feb 2025). Volume aan offertes is identiek gehouden voor zuivere vergelijking.
| Metric | Voor | Na | Delta |
|---|---|---|---|
| Uur/week aan offertes | 48u | 16u | -32u |
| Doorlooptijd lead → offerte | 3,8 dagen | 0,4 dagen | -89% |
| Win-rate | 31% | 44% | +13pp |
| Foutpercentage prijzen | 4,1% | 0,3% | -93% |
| Klanttevredenheid offerte | — | 8,7 | nieuw |
Jaarbesparing: 32 uur × 50 weken × €53/uur (gemengd tarief) = €84.800. Plus de win-rate-stijging die direct €240k extra omzet opleverde, daar zaten meerdere variabelen in dus die schrijven we niet 100% toe aan de workflow.
Daarna: Growth Partner
Na de Sprint is Renko op Growth Partner gegaan voor €1.750/maand. In 12 maanden hebben we 7 workflows gebouwd: leadopvolging, voorraadalerts, planningsbevestiging klant, monteur-routeoptimalisatie, factuur-status-update, klanttevredenheid-survey, en jaarcijfer-rapportage. Stuk voor stuk 1-3 workflows per kwartaal, geen big-bang.
Het patroon dat we keer op keer zien: één goed werkende workflow opent de deuren. De ondernemer ziet wat mogelijk is, en gaat zelf processen aanwijzen die de volgende cyclus in moeten. Zo werkt automatisering die blijft hangen.
Drie vuistregels uit dit project
- Bouw eerst de output, dan de input. Perfecte HTML-offerte staat klaar voor je AI er content in giet. Anders bouw je dubbel.
- Centraliseer je data eerst. Vier prijslijsten in vier Excel-bestanden = vier bronnen voor fouten. Eén Airtable, klaar.
- Reken geen 60% AI-werk in je scoping. In MKB-projecten is 60% data-opschoning en huisstijl. Wees daar eerlijk over richting de klant.